Kurzfazit: Für ein kleines Team in Deutschland ist die beste Business-E-Mail nicht automatisch die billigste Mailbox. Wenn die E-Mail eng mit Kalender, Dokumenten, Meeting und Dateiablage zusammenhängt, sind Google Workspace oder Microsoft 365 meist die sinnvollere Ausgangsbasis. Wenn Sie nur eine seriöse Adresse unter eigener Domain brauchen und Website, Domain und Postfach aus einer Hand behalten wollen, ist IONOS günstiger und einfacher. Wenn Vertraulichkeit, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und weniger Big-Tech-Abhängigkeit wichtiger sind als Office-Komfort, gehört Proton Mail auf die Shortlist.
Stand der Recherche: 21. Juni 2026. Prüfen Sie vor der Bestellung immer den Live-Checkout, weil Google und Microsoft je nach Land, Abrechnungsrhythmus, Teams-Variante, Einführungspreis und MwSt. unterschiedlich anzeigen können. Für die Entscheidung reicht aber ein klarer erster Filter: Brauchen Sie nur Postfächer, brauchen Sie Kollaboration, oder muss Datenschutz der Hauptgrund für den Wechsel sein?
| Dienst | Sinnvoll für | Vor Bestellung prüfen |
|---|---|---|
| Google Workspace | Teams, die Gmail, Drive, Docs und Meet schon nutzen | 30 GB bei Starter, 2 TB bei Standard; Preis und Währung im deutschen Checkout kontrollieren |
| Microsoft 365 | Teams mit Outlook, Office, Teams, OneDrive und Windows-Umfeld | Business Basic 5,20 EUR jährlich oder 6,24 EUR monatlich zzgl. MwSt.; Desktop-Apps erst ab Standard |
| IONOS Mail | kleine Firmen, Freelancer, Vereine, Domain plus Mail aus einer Hand | Mail Business 6 EUR/Monat inkl. MwSt. mit 50 GB; Zusammenarbeit ist einfacher als bei Google/Microsoft |
| Proton Mail Business | privacy-orientierte Teams, die sichere Mail wichtiger finden als Office-Suite | Mail Essentials mit 15 GB, 10 Adressen und 3 Domains; Preis im Proton-Checkout prüfen |
Die wichtigste Frage: Mailbox oder Arbeitsplattform?
Viele kleine Teams starten mit der falschen Frage: „Welche E-Mail kostet am wenigsten?“ Besser ist: „Wo findet die tägliche Arbeit statt?“ Wenn Angebote, Rechnungen, Termine, Dokumente und Videocalls ohnehin in Google Docs oder Microsoft Office landen, ist ein reines Postfach nur scheinbar günstiger. Die Migrationskosten entstehen später bei Kalendern, geteilten Dateien, Weiterleitungen, Aliassen, Archiv und Login-Verwaltung.
Ein Freelancer mit einer Domain und zwei Adressen braucht oft keine große Suite. Eine Agentur mit mehreren Mitarbeitenden, Kundenordnern und Meetingkalendern dagegen schon. Ein sensibler Beratungs- oder Gesundheitskontext kann wiederum anders entscheiden: Dort ist die Frage nicht nur Kollaboration, sondern wer auf Inhalte technisch zugreifen kann, wie verschlüsselt wird und wie einfach externe Empfänger eingebunden werden.
Google Workspace: stark, wenn Gmail und Docs der Alltag sind
Google Workspace ist die naheliegende Wahl, wenn Ihr Team bereits in Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Calendar und Meet arbeitet. Die Google-Preisseite nennt Business Starter, Standard und Plus für bis zu 300 Nutzer; Business Starter umfasst 30 GB gemeinsamen Speicherplatz pro Nutzerkonto, Business Standard 2 TB und Business Plus 5 TB. Die offizielle Hilfe nennt als Referenzpreise 8,40 USD flexibel oder 7 USD im Jahresplan für Starter sowie 16,80 USD flexibel oder 14 USD im Jahresplan für Standard, jeweils mit Hinweis auf unterstützte lokale Währungen.
Für deutsche Teams ist Google vor allem dann stark, wenn externe Zusammenarbeit und schnelle Web-Apps wichtiger sind als klassische Desktop-Office-Dateien. Der Haken: Speicher, Admin-Funktionen, Meeting-Aufzeichnungen und manche Sicherheitsfunktionen hängen stark am gewählten Plan. Prüfen Sie außerdem, ob der Checkout wegen Region, Einführungspreis oder Partnerkauf eine andere Währung zeigt. Wer nur zwei Postfächer braucht, bezahlt bei Google oft Kollaborationskomfort mit, den er vielleicht gar nicht nutzt.
Microsoft 365: beste Wahl, wenn Outlook und Office gesetzt sind
Microsoft 365 ist für viele kleine deutsche Unternehmen die praktischste Lösung, wenn Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive und Teams ohnehin Standard sind. Die deutsche Microsoft-Seite zeigt Business Basic bei jährlicher Abrechnung mit 5,20 EUR pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt.; monatlich sind es 6,24 EUR. Business Standard liegt bei 10,83 EUR jährlich oder 13,00 EUR monatlich zzgl. MwSt. Basic bringt Web- und Mobilversionen, Business-E-Mail, Teams, 1 TB Cloudspeicher und Spam-/Schadsoftwarefilter; Desktop-Apps sind erst in Standard enthalten.
Microsoft passt gut für Teams, die viele Office-Dateien mit Kunden austauschen, Outlook-Kalender brauchen oder Nutzerverwaltung über Microsoft-Konten gewohnt sind. Der Preisvergleich darf aber nicht bei Business Basic stoppen: Wenn Mitarbeitende lokale Office-Apps brauchen, wird Standard schnell realistischer. Außerdem sollten Sie Teams-Variante, Abrechnungsbindung, automatische Verlängerung und späteren Wechsel zwischen Plänen vor dem Kauf notieren.
IONOS Mail: günstig und direkt, aber keine volle Kollaborationssuite
IONOS ist die pragmatische Wahl, wenn Domain, Website und Mailbox möglichst einfach aus einer deutschen Anbieteroberfläche kommen sollen. Die deutsche E-Mail-Hosting-Seite listet ein einfaches Postfach ab 1,50 EUR pro Monat, ein 12-GB-Postfach für 5 EUR und Mail Business für 6 EUR pro Monat inkl. MwSt.; Mail Business enthält 50 GB pro Anwender, Domain, werbefreie E-Mails, Premium-Virenschutz, Spamfilter, Webmailer, Echtzeit-Synchronisation und Teamarbeitsfunktionen.
Für kleine Firmen, Vereine, lokale Dienstleister oder Solo-Selbstständige kann das reichen: professionelle Adresse, IMAP/Webmail, Support und Domain aus einer Hand. Nicht erwarten sollten Sie denselben Dokumenten-, Meeting- und App-Komfort wie bei Google oder Microsoft. Wenn später doch eine Office-Suite nötig wird, kann die Migration der Mailboxen, Kalender und DNS-Einträge der eigentliche Aufwand werden. IONOS ist also gut für den einfachen Start, weniger für ein schnell wachsendes Team mit vielen gemeinsamen Dokumentenprozessen.
Proton Mail Business: Datenschutz zuerst, Suite-Komfort danach
Proton Mail gehört in den Vergleich, wenn Datenschutz, Verschlüsselung und Anbieterunabhängigkeit das Hauptkriterium sind. Die Proton-Business-Hilfe beschreibt Mail Essentials als Einstiegsplan für sichere E-Mail und Kalender mit 15 GB Speicher, 10 Adressen pro Nutzer, Unterstützung für drei eigene E-Mail-Domains, Apps für alle Geräte und einfachem VPN-Zugang pro Nutzer. Die Business-Preisseite ergänzt Migration von Google Workspace über Easy Switch und stellt Workspace-Varianten mit mehr Speicher und zusätzlichen Proton-Diensten gegenüber.
Proton ist nicht die bequemste Wahl, wenn Sie maximale Kompatibilität mit Outlook/Exchange, sehr viele Office-Dokumente oder klassische Unternehmensverwaltung erwarten. Es ist aber stark, wenn ein kleines Team weniger Tracking, Schweizer Anbieterstandort, sichere Kommunikation und einfache externe Verschlüsselungsfunktionen höher bewertet als nahtlose Office-Kollaboration. Prüfen Sie vor dem Wechsel besonders Mail-Bridge, Aliasbedarf, Domainanzahl, Kalenderfreigaben und den Preis im Checkout.
| Szenario | Naheliegende Wahl | Warum |
|---|---|---|
| Zwei bis fünf Personen, viele Google-Dateien | Google Workspace Standard oder Starter | Gmail, Drive, Docs und Meet sind der Arbeitsraum; Speicherbedarf entscheidet den Plan |
| Kunden schicken Word/Excel, Team nutzt Outlook | Microsoft 365 Business Standard | Desktop-Apps, Outlook und OneDrive vermeiden Umwege |
| Nur seriöse Domain-Mail, wenig Kollaboration | IONOS Mail Business oder Basic | günstiger Einstieg, Domain und Postfach aus einer Hand |
| Vertrauliche Kommunikation, wenig Office-Abhängigkeit | Proton Mail Essentials | Privacy- und Verschlüsselungsfokus wichtiger als Suite-Funktionen |
Migration: der spätere Wechsel ist der echte Kostenblock
Vor dem Kauf sollten Sie eine kleine Wechsel-Checkliste anlegen: Welche Domain verwaltet DNS? Welche MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge müssen geändert werden? Gibt es gemeinsame Postfächer, Aliasse, Catch-all-Adressen oder alte Weiterleitungen? Müssen Kalender, Kontakte und alte Mails importiert werden? Wer verliert Zugriff, wenn ein Mitarbeiter geht? Diese Punkte kosten beim Wechsel mehr Zeit als der Preisunterschied von ein paar Euro pro Nutzer.
Wenn Sie noch keine Domain haben, ist IONOS bequem. Wenn die Domain schon bei einem anderen Registrar liegt, behalten Sie die DNS-Hoheit bewusst dort und ändern nur die Mail-Einträge. Bei Google und Microsoft lohnt sich ein Admin-Test mit einer Neben-Domain, bevor alle Postfächer umziehen. Bei Proton sollten Sie vorab testen, ob die benötigten Clients, Bridge-Funktionen und Kalenderfreigaben zum Arbeitsstil passen.
Offizielle Einstiegsseiten
Aktuelle Tarife direkt prüfen: Google Workspace Preise / Microsoft 365 Business Deutschland / IONOS E-Mail-Hosting / Proton Mail for Business.
Redaktionsempfehlung
Für die meisten kleinen Teams würde ich so eingrenzen: Google Workspace, wenn Gmail und Google Docs schon der natürliche Arbeitsort sind; Microsoft 365, wenn Outlook, Office-Dateien und Teams im Alltag dominieren; IONOS, wenn es vor allem um günstige Domain-Mail ohne große Suite geht; Proton, wenn Datenschutz und verschlüsselte Kommunikation den Mehrpreis und kleinere Komfortabstriche rechtfertigen. Entscheiden Sie nicht nur nach dem ersten Monatsbetrag, sondern nach dem Aufwand, den ein späterer Wechsel Ihrer Domain-Mail auslösen würde.
